Главная | Программы | Документация

Использование Excel’я при работе с базами данных

Автор: Баранов Александр Сергеевич
Отзывы, вопросы и предложения по e-mail:
Ведомственный: podporoge@ufk45.minfin.ru
Личный: balexandr2000@mail.ru
При использовании материалов данной статьи обязательна ссылка на автора.
Иное будет считаться нарушением авторских прав.

Скачать в формате Microsoft Word

Обычно про Excel знают, что это программа для работы с электронными таблицами. И наиболее частое ее применение – создание, изменение и обработка этих самых таблиц. Но не надо забывать, что и до Excel’я было много программ для отображения и обработки табличной информации. Я не говорю про совсем уж старые программы, например SuperCalc, родственник которого, Lotus 1-2-3 существует и поныне. Наиболее часто встречаются таблицы формата dbf, которые используют большинство программ для формирования всяческой отчетности. Наиболее яркие примеры таких программ – это программы, используемые Пенсионным фордом и Налоговой инспекцией. Но и кроме них также существует много различных программ, использующих в качестве контейнера для хранения информации тип файлов dbf.

И часто у пользователей (в основном это просто работники, не обремененные излишним количеством знаний в области видов и способов хранения информации, а также приемов работы с ними) возникает вопрос: «А что с этими файлами делать-то?» Однако кроме тривиального ответа «Раз эти файлы от программы, то пусть программа сама с ними и работает!» существует ещё одно применение этим файлам. Например, занести данные для программы не вручную в самой программе, долго и мучительно набирая нужные сведения, а добавив эти же сведения в программу из существующей системы. Например, есть система кадрового учета, построенная на базе 1С:Кадры. И нужно перенести данные из 1С в программу для сдачи отчетности для пенсионного фонда. Конечно, можно сделать это и средствами 1С, пригласив специалиста или подождать, пока произойдет обновление программы кадрового учета. Однако результаты могут потребоваться немедленно. Вот тогда встает вопрос: а можно ли как-нибудь перенести данные из нашей программы в программу Пенсионного фонда?

Практически на любом офисном компьютере есть установленный комплект программ, объединенный названием Microsoft Office. А в состав этого офиса входит программа Excel, предназначенная для работы с табличными структурированными данными. И вот с ее помощью как раз и можно достаточно легко и быстро перенести данные из одного файла формата dbf в другой, заодно преобразовав их нужным образом.

Кроме того, при помощи Excel’я можно и любую другую структурированную информацию перевести в формат dbf.

Разберём следующий простой пример: нужно перенести данные из адресной книги почтовой программы Outlook Express в формат dbf со следующей структурой:

Итак, приступим.

Для начала экспортируем записи адресной книги Outlook Express

Дальше будет предложено выбрать файл для сохранения, а затем те сведения, которые мы будем экспортировать примерно в таком виде:
Так как нам ничего больше не нужно, кроме имени и адреса электронной почты, то их собственно и отмечаем. И видим сообщение об успешном экспорте адресной книги.

Дальше работа будет происходить уже в Excel’e. Его и нужно запустить.

Откроем тот файл, который получился при экспорте адресной книги. Я при экспортировании назвал свой файл Адресная книга.

	И видим примерно такую картину.
	Для того, чтобы из этого сделать то, что нам нужно, изменим заголовки столбцов, а также тип данных в них. Вместо ИМЯ пишем FIO, вместо Адрес электронной почты пишем EMAIL, затем дописываем в ячейке С1 наименование поля ACTIVE.
Чтобы определить логическое поле, пишем в поле ACTIVE значение этого логического поля: либо слово ИСТИНА, либо слово ЛОЖЬ (именно так, большими буквами).
Затем подгоняем ширину столбцов под заданные размеры: для FIO это 75, для EMAIL это 50. Поле ACTIVE оставляем без изменений. Это можно сделать либо перетаскивая границу столбца и определяя ширину столбца по всплывающей подсказке. Либо можно выделить столбец и задать его ширину командой Формат - Столбец - Ширина. И так для каждого столбца. Должно получиться что-то примерно такое:
Теперь необходимо сохранить то, что мы сделали, причем в нужном формате. Выбираем Файл - Сохранить (Сохранить как…) и сохраняем как DBF4 (dBASE IV).
Ну, вот в принципе и все. Теперь можно добавлять и удалять записи, производить сортировки и выборки. Дальнейшая работа не отличается от обычной работы с таблицей Excel’я.

 Наверх

Главная | Программы | Документация